Herramientas para gestionar el teletrabajo

Uno de los rasgos de la nueva realidad que está emergiendo a partir de la pandemia del COVID-19 es el home office. Aunque no se trata de un escenario completamente nuevo para las empresas (era una tendencia que venía creciendo), la urgencia por implementarlo de manera generalizada representa un enorme desafío.

Aunque antes de hablar de las herramientas para gestionar el teletrabajo es necesario entender la complejidad del fenómeno –a nivel cultural, organizacional, comunicacional, entre otros–, no deja de ser cierto que un adecuado conjunto de herramientas de software resulta crucial para organizar, controlar y liderar un proyecto de teletrabajo.

Podemos identificar tres áreas de gestión del teletrabajo que requieren herramientas de software para lograr efectividad y productividad: organización, comunicación y almacenamiento.

(1) Organización del teletrabajo: aquí vemos la importancia de planificar y organizar el flujo de tareas y actividades, y que esa información esté disponible y accesible para todos los integrantes del equipo. Es vital que todos los objetivos, proyectos y tareas estén visibles para todos, y que estén claramente asignados los responsables de cada tarea.

(2) Comunicación y seguimiento del teletrabajo: la dispersión espacial o geográfica de los equipos hace que sea imprescindible contar con herramientas de comunicación para mantener a sus integrantes en contacto, y que puedan compartir ágilmente novedades, actualizaciones e incidencias. Es clave contar con herramientas que faciliten la centralización de la información y evitar las duplicidades.

(3) Almacenamiento de la información en el teletrabajo: aquí nos referimos a todo tipo de materiales y recursos que resultan relevantes para los integrantes de los equipos: presentaciones, presupuestos, políticas empresariales, lineamientos de Recursos Humanos, planes, cronogramas, información de clientes, etcétera. Debemos tener en cuenta tanto los aspectos de seguridad involucrados, así como la posibilidad y facilidad de acceso para todos los colaboradores, con sus respectivos niveles de permisos para consultar, editar, subir o descargar información.

Algunas herramientas para implementar en escenarios de teletrabajo

Veamos, entonces, algunas de las principales herramientas para la gestión del teletrabajo. Sin pretender ser exhaustivos ni con propósitos de recomendación, sino solo a título de ejemplificación. Cada empresa debe encarar su propia investigación de mercado y elegir las herramientas tecnológicas que mejor se ajusten a sus necesidades.

IMPORTANTE: Es crucial que todo software implementado para el teletrabajo cumpla con todas las normas de seguridad y privacidad que formen parte de la política de la empresa. Para poner un ejemplo: una herramienta de almacenamiento de archivos pone online información sensible, y podría, incluso, estar incurriendo en una irregularidad. El equipo de Sistemas/IT debe asegurarse que todos los permisos estén correctamente habilitados, e implementados los protocolos de seguridad de la empresa.

Software de organización del teletrabajo:

1. Hubstaff: es una herramienta orientada al seguimiento del tiempo a través de diferentes aplicaciones. También permite gestionar la facturación, la creación de informes y otras funcionalidades a través de un tablero de control unificado. Se integra con más de 30 aplicaciones, lo que facilitar la eficiencia organizacional.

2. Trello: se trata de una de las herramientas más conocidas en el mundo del teletrabajo o home office. Permite y facilita la creación, diseño y asignación de tareas en una interfaz visual moderna y atractiva. Una de las funcionalidades más destacadas es la que permite crear tarjetas para cada tarea y asignarlas a un departamento responsable, pudiendo deslizar la tarjeta de una categoría a la siguiente a medida que los equipos avanzan en su ejecución. Del mismo modo, sus herramientas de comunicación permiten a todos los integrantes mantenerse informados sobre los progresos de las tareas. También permite integraciones con otros programas de uso extendido.

3. Time Doctor: considerada una de las principales alternativas a Hubstaff, es una ágil y potente herramienta para al control y monitoreo del tiempo y la performance, orientada al incremento de la productividad laboral. Es una de las plataformas más completas para el control de tiempos.

4. WebWork: otra alternativa a Hubstaff para el monitoreo de tiempos, orientada a empresas que hacen un uso intensivo del teletrabajo y freelencers. Ayuda a las empresas a gestionar sus flujos de trabajo y aumentar su productividad.

5. Asana: es considerada la competencia directa de Trello, y para muchos es una de las mejores herramientas para la organización de proyectos y tareas. Ha tenido actualizaciones y mejoras permanentes en los últimos meses, y sus prestaciones están hoy entre las más completas del mercado. Asimismo, incluye muchas integraciones con la mayoría de los programas existentes.

6. Airtable: es otra de las plataformas más completas para la gestión de proyectos de teletrabajo o home office. Ofrece una visualización tipo Excel que los usuarios valoran muy positivamente, y que consideran superior a la mayoría de las otras herramientas disponibles en el mercado.

7. MeisterTask: Para muchos, la plataforma de teletrabajo visualmente más atractiva a la hora de gestionar proyectos y tareas. También es elegida como la herramienta para dar los primeros pasos en este terreno, dada su sencillez y facilidad de uso.

8. Todoist: aunque no está en el tope de la lista, es una herramienta muy completa y ofrece gran cantidad de funcionalidades. Entre sus características más destacadas, se menciona la posibilidad de copiar correos completos, incluyendo los archivos adjuntos, a la lista de tareas de los usuarios.

Software para comunicaciones en escenarios de teletrabajo:

1. Zoom: sin duda, una de las herramientas que más se ha popularizado en estos últimos tiempos, tanto para reuniones como para webinars. Además de permitir emitir en directo, ofrece la opción de grabar las sesiones. Además, incluyen integraciones con muchísimas otras herramientas, y su facilidad de uso la hace accesible a casi todos los públicos.

2. Microsoft Teams: es una de las herramientas más usadas actualmente en comunicaciones corporativas. Ha tenido grandes avances en los últimos meses, y llegó a ser una de las plataformas más completas en su categoría. Una de sus grandes ventajas es la compatibilidad con todo el entorno Office 365.

3. WhatsApp/WhatsApp Business: por cierto, WhatsApp es casi sinónimo de mensajería instantánea, por lo que hay poco para decir sobre esta herramienta. La opción Business brinda mayor privacidad para el entorno empresarial, además de más y mejores opciones para gestionar grupos externos a la organización.

4. Google Hangouts Chat: es considerada la competencia directa de Microsoft Teams. Es una herramienta simple y fácil de usar, completamente integrada a Google Suite, lo que la hace muy útil en entornos empresariales. Ha hecho grandes progresos en los últimos meses, lo que significa un salto de calidad en todos los sentidos para Google.

Herramientas de almacenamiento:

1. Google Drive: la herramienta más usada en almacenamiento cloud. Muy completa, ágil y completamente integrada con la gran mayoría de las aplicaciones. Es posible usarla sin conexión.

2. Microsfot OneDrive: una herramienta muy mejorada de almacenamiento de datos y compatible con el paquete Office 365. La alternativa de Microsoft a la hegemonía de Google. Permite también usarla sin conexión.  

3. Dropbox: una de las herramientas pioneras en el almacenamiento de información en la nube. Como punto negativo, no ofrece la posibilidad de modificar y compartir los documentos en el mismo momento con diferentes miembros del equipo en remoto.

4. ICloud: la alternativa de Apple, una excelente opción para quienes se mueven en el sistema operativo de la marca de la manzana.

5. Evernote: una alternativa distinta a las clásicas herramientas digitales de almacenamiento. En este programa lo que prima es la clasificación y el orden estructurado. Las etiquetas, las carpetas y las pilas están diseñadas para tener todo el material compartido con una estructura impecable.